Lääkärit, rahoitusneuvojat ja monet muut ammattiryhmät haluavat pitää kalenterinsa mahdollisimman täynnä ja välttää tyhjiä vuoroja. Usein esim. Peruutuksen takia tyhjä aika jää täyttämättä vain siksi, että kukaan ei ole ehtinyt etsiä tilalle uutta asiakasta.

Ratkaisu

LEKABin SMS ajanvaraus ratkaisun avulla voit parantaa asiakaspalveluasi sekä tehostaa resurssien käyttöä automatisoimalla ajanvarausprosessin. Ratkaisu mahdollistaa ajanvarauksen itsepalveluna, muistutusten lähetysten, aikojen siirtämisen sekä peruutusaikojen täyttämisen automatisoidun kaksisuuntaisen mobiiliviestinnän avulla.

Integrointi ajanvarausjärjestelmään

Ratkaisu integroituu olemassa oleviin kalenteri/ajanvarausjärjestelmiisi riippumatta siitä käytätkö ajanhallintaan toimistosovelluksia, ERP/CRM  järjestelmää tai ulkoistettua palvelua.

Sovitun tapaamisen vahvistaminen

Asiakas voi valita haluamansa vapaista olevista ajoista matkapuhelimellaan. Kun sovittu ajankohta lähestyy, saa asiakas muistutusviestin joko puheluna tai tekstiviestinä. Muistutusviestin yhteydessä asiakasta voidaan vaatia vahvistamaan sovittu aika vastaamalla tekstiviestillä. Vastaanottajalla on myös mahdollisuus perua sovittu aika, jolloin järjestelmä voi automaattisesti lähettää uuden aikaehdotuksen tai ohjata tiedon uuden ajan sopimisesta asiakaspalveluun.

Ajan peruutus

Jos asiakas peruu tapaamisen tai jättää vastaamatta vahvistuspyyntöön, tarjoaa järjestelmä automaattisesti ehdotuksen uudesta tapaamisajasta. Asiakas vahvistaa uuden ajan tekstiviestillä jolloin tieto päivitetään ajanvarausjärjestelmään ja uusi muistutusviesti lähetetään ennen tapaamista.

Peruutusaikojen täyttäminen - odotuslista

Varauksen peruuntuessa järjestelmä hakee odotuslistalta uuden asiakkaan tyhjäksi jääneeseen varaukseen. Jos vastaanottaja ei hyväksy aikaehdotusta ennalta määrätyn ajan kuluessa, järjestelmä tarjoaa aikaa automaattisesti odotuslistan seuraavalle asiakkaalle.

Ratkaisun hyödyt

• Vähentää peruuttamattomia aikoja
• Maksimoi käyttöasteen
• Parantaa asiakastyytyväisyyttä

Esimerkki ajanvarauksen automatisoinnista:

LÄHETETTÄVÄT VIESTIT

• Automaattinen vahvistusviesti ajanvarauksen yhteydessä
• Automaattinen muistutusviesti ennen tapaamista
• Uusien aikojen tarjoaminen peruutetun tilalle

VASTAANOTETTAVAT VIESTIT

• Tapaamisen vahvistus - tilatieto päivitetään automaattisesti ajanvarausjärjestelmään
• Ajan peruutus - tilatieto päivitetään automaattisesti ajanvarausjärjestelmään ja asiakkaalle voidaan tarjota uusia aikavaihtoehtoja
• Vapautuneiden aikojen päivitys ajanvarausjärjestelmään