Låt din kalender automatiskt bekräfta och påminna mötesdeltagare. Med LEKAB Automated Scheduling optimerar du arbetsrutinerna vid tidsbokning och ökar beläggningsgraden för dina kundmöten.

För tandläkare, finansiella rådgivare, advokater och många andra företag är det av stor vikt att hålla kalendrarna så fullbokade som möjligt. De sista procenten i beläggningsgraden kan avgöra om det blir vinst eller förlust i verksamheten. Ett missat möte eller en avbokning resulterar inte bara i förlorade intäkter, utan även i tidskrävande och ofta manuella ombokningar.

Genom att integrera SMS och Interactive Voice Responce (IVR) i ditt tidsbokningssystem kan din kalender automatiskt föra en dialog med dina kunder. Lösningen är skalbar och kan anpassas för dina specifika verksamhetskrav.

Fördelar:

• Öka beläggningsgraden
• Öka kundnöjdheten
• Låt personalen nyttja sin tid mer effektivt än till sysslor som går att automatisera
• Låt din kalender automatiskt bekräfta och påminna mötesdeltagare

Automatisera följande funktioner:

• Mötesbekräftelser via SMS
• Mötespåminnelser via SMS/IVR
• Svarsmöjlighet – Låt kunden bekräfta
• Kalenderuppdatering – Kundrespons skrivs in i kalendern
• Fyll lediga tider (just avbokade)

Mötesbekräftelser via SMS

Direkt efter att man bokat in kundens möte och fört in detta i kalendern genereras ett bekräftelse-SMS till kunden med tid, datum och plats för mötet. Om kunden önskar kan bekräftelsen skickas i csv-format vilket blir en kalenderpost automatiskt i mobiltelefonen som kunden endast behöver acceptera.

Mötespåminnelser via SMS/IVR

När det är en till tre dagar kvar till mötet genereras ett utskick automatiskt som påminner kunden om mötet. Påminnelsen kan skickas som textmeddelande (SMS) eller som automatisk röstuppringning (text-to-speech). Med bägge kanalerna kan kunden ges en uppmaning att svara/bekräfta.

En påminnelse som skickas automatiskt från kalendern är dels kostnadseffektiv och verkar dels positivt på sannolikheten att kunden kommer till mötet; chansen att kunden glömmer av mötet minimeras.

Svarsmöjlighet – låt kunden bekräfta

Kunden kan ges möjlighet att svara på påminnelsen. Exempel på svarsalternativ kan vara:

1. Bekräfta mötet
2. Avboka mötet
3. Ring upp mig.

Kunden svarar med respektive siffra i antingen ett SMS eller via knapptryckning på telefonen (IVR).

Att kunden har bekräftat mötet maximerar sannolikheten att kunden också kommer på mötet.

Kalenderuppdatering

Om kunden väljer att bekräfta mötet noteras detta i systemet. Om kunden väljer att avboka mötet ändras tiden automatiskt i kalendern till ledig. I samband med detta aktiveras också väntelistan för den just uppkomna lediga tiden. Vid svar ”3” uppdateras kalendern med en flagga och notifiering kan ske till en eller flera handläggare.

Fyll lediga tider - väntelistan

När en avbokning skett aktiveras väntelistan. Väntelistan består av kunder som önskar en ledig tid snarast samt de kunder som är inbokade långt fram i tiden. En förfrågan skickas ut till de kunder som står i väntelistan och möjlighet ges att svara ”ja” eller ”nej” för den lediga tiden. På detta sätt förfrågas automatiskt en efter en ti ll dess att den lediga tiden är bokad. Med hjälp av väntelistan ökas kundnöjdheten då kunden erbjuds att tidigarelägga mötet.

Integrera med din kalender

Lösningen integreras med din kalender eller bokningssystem oavsett om det är via MS Exchange, en specialapplikation, en standardiserad ERP/CRM- lösning eller ett annat bokningssystem.

SMS och IVR

Kommunikationen via SMS bygger på vår kraftfulla 2-Way SMS Gateway som möjliggör tillförlitliga SMS-utskick med möjlighet för mottagaren att enkelt svara på meddelandet. IVR-kommunikationen innebär automatisk röstuppringning där mottagaren kan ge respons via knappval. Den kommunikationskanal som kunden föredrar kan väljas för all kommunikation.

Exempel på hur Automated Scheduling kan användas i praktiken.