Kalla snabbt och automatiskt in extrapersonal via SMS eller IVR vid arbetstoppar eller sjukanmälningar.

Problemet

Plötslig personalbrist vid tillfälliga arbetstoppar eller sjukdomsbortfall bromsar effektiviteten i det dagliga arbetet och leder till manuella och tidskrävande insatser för många företag. Vid tillsättning av personal till lediga arbetspass använder bokningskoordinatorn ofta ringlistor och ringer runt till en och en manuellt. För att upprätthålla en hög nivå av personal- och kundnöjdhet krävs en lösning som möjliggör för administratörer att snabbt och enkelt omfördela arbetspass till personal med rätt kvalifikationer.

Lösningen

Lekab’s lösning för automatisk resursplanering minimerar avbrott i verksamheten genom att möjliggöra en enkel och snabb omfördelning av arbetspass när ordinarie personal är frånvarande. Lösningen integreras med ditt personal/HR-verktyg och automatiserar tvåvägskommunikation med lämplig ersättningspersonal vilka sorteras med avseende på kvalifikationer och geografisk position. Kommunikationen kan ske över SMS eller automatisk röstuppringning (IVR). Applikationen möjliggör för din bokningskoordinator att skicka ut förfrågningar och ta emot bekräftelser via SMS eller IVR med minimal manuell hantering. I praktiken kan ett ledigt pass tillsättas på någon enstaka minut inom ramen för några få knapptryckningar. Istället för att ringa flera kandidater manuellt nås nu alla önskade samtidigt med en förfrågan via SMS eller IVR.

Problem med att manuellt ringa efter personal:

• Upptaget
• Inget Svar
• Kan inte
• Tidskrävande

Kalender-SMS hjälper dig att snabbt:

• Kalla in extra personal vid arbetstoppar och sjukanmälningar
• Kalla in rätt personal på rätt plats och vid rätt tid
• Informera om ändrade arbetstider
• Automatiskt skicka och ta emot svar i HR-verktyget.

Så här fungerar det:

• Förfrågningar via SMS eller IVR

När en medarbetare sjukanmäler sig kan en bokningskoordinator omedelbart initiera en automatisk procedur för att skicka ut förfrågningar till extrapersonal med frågan om någon kan ta det lediga passet. Vilka personer som skall få förfrågan kan väljas baserat på kvalifikationer och deras nuvarande geografiska position.

• Eskalering

Om inget bekräftelsesvar fås av en kontakt inom en definierad tidsperiod kan förfrågningen eskaleras till nästa personal i listan, eller en annan kommunikationskanal, ex v röstuppringning.

• Bekräftelser

De personer som kontaktas ombeds att bekräfta eller avböja förfrågan om arbetspasset genom att svara på förfrågningen. Svaret skickas direkt till bokningssystemet för att uppdatera bokningskoordinatorn. När en eller flera personer accepterat arbetspasset får de mer information om arbetspasset till sin mobiltelefon.

Men om jag inte vill tappa kontakten med min personal?

Det kan givetvis vara positivt och entusiasmerande för medarbetarna att prata fritid och andra saker som inte gäller verksamheten när bokningskoordinatorn ringer. Men personalvård bör vara en aktiv del av en företagsgemensam strategi och inte som en bieffekt av ineffektiva arbetsprocesser och arbetsverktyg. Satsa hellre på att aktivt inarbeta processer för att mer effektivt och dedikerat vårda personalen.