Hur når du ut snabbt till alla medarbetare med viktig information?

Covid-19 har visat att det är viktigt att arbetsgivare hela tiden håller kommunikationsvägarna öppna och sina medarbetare informerade om nuläget och det finns en enorm informationstörst. Många företag har tvingats ta ett digitalt språng för att förverkliga den digitala arbetsplatsen.

Effektiv internkommunikation utnyttjar olika kommunikationskanaler inklusive mobilen

Effektiv internkommunikation uppnås genom att nyttja olika kommunikationskanaler för att nå medarbetarna direkt i de verktyg som de använder, när det passar dem. Ofta är det internkommunikation/HR som är ansvariga för att förstå alla tillgängliga kommunikations-kanaler och som vet vad deras olika medarbetargrupper har tillgång till samt deras kommunikationspreferenser; intranät, e-post, Slack, Teams, Yammer, företagets mobilapp, SMS för att nämna några. Om detta inte är fallet i din organisation är detta ett utmärkt tillfälle att kartlägga detta, så att ditt företag är bättre rustat för framtiden.

Hur säkerställer man att samtliga medarbetare har nåtts av informationen?

Intranätet passar inte för den typ av information som måste ut snabbt. Istället är det en plats där man som kommunikatör kan publicera information så att medarbetarna kan titta när det passar dem. Många företag använder sitt intranät för att samla dokument men också policys och riktlinjer. Detta blandat med information och ibland även kriskommunikation. Intranätet är en blandning av olika typer av information med olika syften.

I en rapport från McKinsey konstaterades att den genomsnittliga medarbetaren tillbringar 1,8 timmar varje dag med att leta och sammanställa information. Med den insikten är intranätet kanske inte den bästa kanalen för snabb och viktig information.

Använd mobilen som nyhetskanal för effektiv kommunikation

Ett effektivt sätt kan vara att använda en meddelandetjänst för mobilen. I en tid av informationsmättnad har både avsändaren och mottagaren ett ansvar. Mottagaren har ett ansvar för hur de väljer bort information och hur de reagerar på det de väljer att konsumera. På samma sätt måste avsändarens kommunikation vara genomtänkt och relevant när den skickas till mobilen. Med en meddelandetjänst för mobilen kan du som avsändare och informationsägare säkerställa att mottagaren har fått meddelandet samt skräddarsy meddelandet för vidare action, såsom tvåvägs-sms, att ge färdiga svarsalternativ för direkt svar.

Om e-mail och intranät tidigare har varit de främsta informationskanalerna på en arbetsplats, har mobilen vuxit i popularitet som nyhetskanal. Vi är idag vana att få information via mobilen i samma sekund som den har ett nyhetsvärde. Kommunikation som påverkar ditt dagliga arbete eller företaget du jobbar för borde inte vara annorlunda.

En bra regel i framgångsrik internkommunikation är att kommunicera med dina medarbetare där de är och i de verktyg de använder. För att nå en säljare eller en servicetekniker på fältet som tillhör den mobila arbetsstyrkan är det därför bra om informationen kan konsumeras via mobilen. Utrymmet och uppmärksamheten man får via mobilen kan också skilja sig gentemot den tid som en medarbetare kan spendera för att läsa en nyhet på sin dator vid sitt skrivbord, i synnerhet om personen är på språng eller sitter mycket i möten.

Huvudutmaningen för företag idag är att bryta igenom bruset och säkra upp att viktig information verkligen når fram

För att driva engagemang är det viktigt att tillhandahålla funktioner som de anställda gillar att använda. En strategi för medarbetarkommunikation i mobilen är intressant för organisationer av alla storlekar. Genom att använda en kommunikationsplattform eller meddelandetjänst för mobilen kan företag enkelt dela viktig information snabbt i mobilen och ansluta anställda utan att kompromissa med säkerheten.

Övergången till mobila enheter som arbetsredskap fortlöper och idag är orden mobiltelefon och smartphone mer eller mindre synonymt. Mobiltelefonen är en primär kanal för de flesta att få och konsumera nyheter i, så se till att din kommunikationsstrategi har stöd för mobilkommunikation och att den låter dig skicka notiser och meddelanden till dina anställda direkt till mobilen. Det kan vara viktiga nyheter, policyuppdateringar, information vid allvarliga händelser, eventuella förändringar, störningar eller personliga påminnelser eller adhoc jobbförfrågningar utanför ordinarie arbetstid.

Varför är mobilkommunikation till anställda särskilt intressant vid särskilda händelser?

1. Nå dina anställda direkt i mobilen - gör viktig information tillgänglig i alla kanaler

E-post och intranät saknar omedelbarhet och räckvidd. SMS eller röstmeddelanden är avgörande i betydelse vid allvarliga händelser eller vid kris. Att skicka och ta emot information snabbt kan var skillnaden mellan en mindre incident och en allvarlig katastrof. Om ditt företag inte redan har en meddelandetjänst för mobilen är det kanske dags att se över möjligheten att skicka sms till anställda.

2. Få svar direkt och mät effekten av kommunikationen i realtid

Håll dig uppdaterad om vilka meddelanden som läses och av vilka avdelningar, team eller individer i realtid. Förutom att skicka information till dina medarbetares mobiler kan du också dra nytta av den tillgängliga bekräftelsefunktionen. Du kan enkelt sätta upp färdiga svarsalternativ vid t ex direkta jobbförfrågningar, eller snabbenkäter om du behöver göra en hälsocheck, eller en snabb omröstning och få svar direkt.

3. Skicka meddelanden med precision

Addressboken låter företaget sortera anställda i särskilda distributionsgrupper baserat på de kriterier du som informationsägare väljer att samla in, dvs inte bara namn och telefonnummer, t ex geografi, byggnad, våningsplan, befattning, särskild kompetens, språkkunskaper etc. Därefter kan du som avsändare snabbt filtrera fram anställda beroende på vem eller vilket team som behöver informeras eller kallas in t ex:

• Krisledningen
• PR-avdelningen/Pressjouren
• IT och Säkerhetsteamet
• Beredskapsteamet
• Jourpersonal

Så säkerställer du att rätt information når rätt medarbetare

I händelse av en cyberattack eller IT-kris kan tekniska problem begränsa förmågan att använda e-post eller intranät. Då är mobilen det mest pålitliga sättet att få dina mottagares uppmärksamhet på sekunden och den främsta kommunikationskanalen för viktiga meddelanden oavsett vilken sektor du jobbar inom. Idag bär vi med oss mobilen vart vi än går och utan att du kanske tänker på det brukar 90% av alla SMS-meddelanden bli lästa inom 90 sekunder. Så om du just nu finjusterar din kommunikationsstrategi vill vi gärna rekommendera dig att inkludera mobilen som kommunikationskanal då enkel åtkomst till viktig information är lika viktigt som själva innehållet. 

På LEKAB Communication Systems AB är vi engagerade i att hjälpa organisationer av alla storlekar att kommunicera med sina anställda och kunder på ett tillförlitligt och säkert sätt via mobilen för att förbättra både tillgängligheten, produktiviteten och effektiviteten i verksamheten liksom engagemanget. Vill du veta mer, kontakta oss!